پیاده سازی ایزو
ایزو چیست؟
ایزو مجموعه ای هست از استانداردها و الزامات تعریف شده ای که از طرف سازمان جهانی ISO منتشر می گردد. سازمان بین المللی ایزو درون ژنو سوئیس واقع شده است و کشورهای بسیاری درون این سازمان ایزو عضویت دارند. زمانی که استانداردی تهیه و تدوین می شود درون این سازمان بررسی می شود و بندهای آن مورد بررسی قرار می گیرد و بعد از اخذ اکثریت آراء جهت تایید، منتشر می شود. این استانداردها در غالب گواهینامه ایزو با توجه به درخواست متقاضیان در حوزه های مختلف ارائه می گردد و حال آنکه غالبا از پیاده سازی ایزو غفلت می کنند. استاندارد های ایزو در حوزه های مدیریتی بسیار زیادی صادر می گردند. استاندارد های ایزو بطور کل دو بخش می گردند: استاندارد ایزو عمومی ، استاندارد ایزو تخصصی . انواع استاندارد ایزو چه عمومی و چه تخصصی با یک مشخصه عددی 4 الی 5 رقمی از هم تفکیک می شوند و به انتهای کلمه ایزو یک عدد اضافه می گردد که نشانگر استانداردی خاص هست.
استانداردهای ایزو عمومی
استاندارد های ایزو عمومی آندسته از استانداردهای ایزو هستند که عمومیت بیشتری دارند و کاربردی هستند و به دلیل همین عمومیت داشتن مختص تمامی سازمانها فارغ از نوع فعالیتشان هستند. استانداردهای ایزو عمومی الزامات عمومی مورد نیاز تمامی شرکتها را در خود دارد. عمومی ترین انواع ایزو را اگر بخواهیم به ترتیب اولویت بیان کنیم که طراحی و مستند سازی و پیاده سازی آنها برای کلیه مشاغل و صاحبان کار حائز اهمیت هست بدین نحو می توانیم بیان کنیم: ایزو 9001 سیستم مدیریت کیفیت ، ایزو 14001 سیستم مدیریت زیست محیطی و ایزو 45001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای . این سه استاندارد در کنار یکدیگر مکمل هم هستند و به همین جهت هم غالبا هر سه با هم درون سازمان طراحی و مستند سازی و پیاده سازی می شود. از میان این سه استاندارد هم اگر بخواهیم عمومی ترین نوع استاندارد ایزو را که در تمامی انواع استاندارد عمومی و تخصصی از همه مهمتر هستند را نام ببریم بایستی به ایزو 9001 اشاره کنیم که به عنوان سیستم مدیریت کیفیت مادر تمامی استانداردهای ایزو هست و الزامات کیفی تمامی استانداردهای ایزو را در خود دارد. پیاده سازی ایزو 9001 در یک سازمان بزرگترین تاثیرات را دارد و نظم سازمانی در سازمان ایجاد می کند. و الزامات کیفی تمامی کسب و کارها را تعریف کرده و برای تمامی حوزه های فعالیت حرفی برای گفتن دارد. مثلا پیاده سازی ایزو 9001 نظم سازمانی را در سازمان فارغ از نوع فعالیتش ایجاد میکند. چگونه؟ با طراحی یک چارت سازمانی و شرح وظایف و اختیارات پرسنل از اختلالات احتمالی کاری جلوگیری می کند و وظایف هر یک از پرسنل درون این چارت سازمانی شفاف سازی گردیده است. پیاده سازی ایزو 14001 در داشتن محیط زیستی سالم به سازمان کمک می کند که فرآیندهایش باعث ایجاد آلودگیهای آب و هوا و محیط زیست نگردد و در کاهش آلودگی های آب و هوا و محیط زیست بسیار تاثیر گذار هست و از این طریق نیز بیماریهای ناشی از آلودگی محیط زیست کاهش پیدا می کند و همچنین منابع انسانی برای نسلهای آینده حفظ می گردد. ضایعات و پسماندها کاهش میابد و بسیاری مزایای دیگر. پیاده سازی ایزو 45001 باعث می شود با شناسایی و ارزیابی خطراتی که در محیط وجود دارد، حوادث کاری کاهش پیدا کند و جان کارکنان و پرسنل در امنیت بیشتری باشد و همین امر باعث کاهش صدمات جانی و نقص عضو می گردد و در نتیجه کارکنان با انگیزه بیشتری فعالیت می کنند. اینها تنها ذره ای بسیار بسیار کوچک از مزایای پیاده سازی این سه استاندارد عمومی هست که جهت تمام سازمانها جدا از نوع کسب و کار و فعالیتشان موثر هست.
استانداردهای ایزو تخصصی
استانداردهای ایزو تخصصی شامل انواع استانداردهای مدیریتی ، خدمات و محصولات می شود. لیست استانداردهای تخصصی ایزو بسیار زیاد هستند که متناسب حوزه فعالیت سازمان تدوین و منتشر گردیده اند و هر شرکت با هر نوع حوزه فعالیت کاری استاندارد مختص خود را دارد. تمامی این استانداردها به واسطه یک عدد چهار الی 5 رقمی از هم تشخیص داده می شوند. مثلا: در حوزه مواد غذایی استاندارد ISO 22000 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ، در حوزه صنایع نفت و گاز و پتروشیمی استاندارد ایزو 29001 با عنوان سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی ، ISO27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات و در حوزه صنایع و تجهیزات پزشکی ایزو 13485 تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت در صنایع و تجهیزات پزشکی و انواع استاندارد ایزو تخصصی دیگر.
چطور گواهینامه ایزو ISO بگیریم؟
روش دریافت استاندارد ایزو و مراحل اخذ ایزو پرسشی هست که برای اغلب متقاضیان دریافت گواهی ایزو پیش می آید. آنها بنابر دلایل مختلف اقدام به اخذ گواهی نامه ایزو می کنند که همین اهداف در مراحل اخذ ایزو و پیاده سازی ایزو تاثیری مستقیم دارد. متقاضیان اخذ ایزو از دریافت ایزو اهداف مختلفی دارند:
الف: اخذ ایزو جهت شرکت در مناقصات
ب: اخذ گواهی ایزو جهت شرکت در بازارهای جهانی ( صادرات )
ج: دریافت گواهینامه ایزو جهت تبلیغات و برند سازی
د: دریافت گواهی ایزو جهت رقبا با رقبای همکار
و: اخذ ایزو جهت پیاده سازی واقعی
ه: دریافت ایزو جهت پیشرفت و بهره وری
ی: اهداف سری سازمانها که تنها خودشان می دانند.
با توجه به این اهداف پیاده سازی ایزو نیز تعیین می گردد و تمایل به پیاده سازی ایزو معنا پیدا می کند.
چگونه گواهی ایزو بگیریم؟
چگونه گواهینامه ایزو بگیرم؟ و یا همان مراحل اخذ ایزو کدامند.
مراحل اخذ گواهی نامه ایزو به طور کل شامل مراحل ذیل می شود:
الف – تعیین و انتخاب هدف از اخذ گواهی نامه ایزو
ب - انتخاب و تعیین نوع گواهینامه ایزو مطابق با نیاز سازمان و زمینه فعالیتش
ج – تعیین مرجع صادر کننده ایزو با معیارهای مد نظر سازمان و اهداف تعریف شده اش
د - پیاده سازی ایزو واقعی سیستم مدیریتی
ه - ممیزی داخلی و خارجی
و - ممیزی نهایی
ی – ثبت و صدور گواهی ایزو
طی این مراحل و وقت و هزینه صرف شده بستگی به درک و هدف بالای سازمان دارد. قطعا پیاده سازی ایزو مهمترین مرحله ایزو هست که مدیران از آن غافلند و چون وقتگیر هست به دلیل مشغله هایشان از پباده سازی ایزو گریزانند و تنها هدفشان اینست که برگه ای تحت عنوان ایزو در دستشان باشد.
پیاده سازی ایزو
پیاده سازی استاندارد ایزو از روی مستندات تعریف شده متن استاندارد تعریف می گردد. پیاده سازی ایزو بسیار بسیار مهم هست اما غالبا به دلیل عدم آگاهی و آموزش کافی مدیران تصمیم گیرنده و کلیدی سازمانها از پیاده سازی ایزو غافل هستند. پیاده سازی ایزو در خصوص مراجع اصلی جهت ایزو اصل بیشتر مورد توجه قرار میگیرد و اما مراجع خصوصی در این باره سختگیری نمی کنند و تنها گواهی نامه ایزو را برای متقاضی صادر می کند و غالبا هم شرکتها هدفشان آنقدر بزرگ نیست که به دنبال پیاده سازی ایزو باشند و صرف داشتن گواهی ایزو برایشان کفایت می کند. سازمان آکاه اما به پیاده سازی ایزو بیش از خود گواهی ایزو اهمیت می دهد و از مزیتهای بی نهایت مثمرثمر پیاده سازی آگاهی دارد. شرکت متقاضی پیاده سازی ایزو باید از یک مشاور خوب بهره بگیرد تا بتواند به یک پیاده سازی واقعی دست پیدا کند که برایش ثمر بخشی کافی دارد. انتخاب مشاور خوب البته کار ساده ای نیست و امروزه دستهای زیادی در کار هستند که تنها دلالانی هستند که ادعای مشاوره و آگاهی دارند و در اصل چیزی نمی دانند. جهت انتخاب یک مشاور خوب با مرکز سیستم کاران تماس بگیرد. مرکز ما مشاور خوب را به شما معرفی می کند تا ضمن اینکه گواهی ایزو را داشته باشید الزامات آن را در سازمان پیاده سازی کنید و سازمانی بسیار موفق نسبت به رقبا داشته باشید.
مراحل پیاده سازی ایزو
پیاده سازی ایزو خودش مراحلی را دارد که مراحل پیاده سازی ایزو بدین ترتیب تعریف می گردد:
1 - مشاوره در حوزه فهم و درک سازمان از محیط سازمان با تشکیل کمیته راهبردی مدیریت استراتژیک
2 - مشاوره درباره دانستن نیازها و انتظارات طرفین إینفع سازمان اعم از: کارمندان ، مشتریان ، مراجع دولتی و قانونی ، هیات مدیره مجموعه و شخص تامین کننده و ...
3 - مشاوره در خصوص کاربردهای سیستم مدیریت کیفیت برای تمامی سازمانها با هر حوزه فعالیتی
4 – مشاوره در حوزه مدیریت کلیه فرآیندها حتی فرآیندهای ریزبخشهای سازمان اعم از: شناسایی فرآیندها و همچنین ریز فرآیندهای ریز بخشهای سازمان ، ورودی و خروجی فرآیندهای سازمان ، تعادل و توالی ، روشهای مدیریت نظارت و پایش ، سنجش و اندازه گیری ، تعریف مسئولیتها و اختیارات پرسنل ، منابع مورد نیاز ، بررسی کردن و مورد بررسی قرار دادن ریسکها و فرصتها و به طبع آن تبدیل کردن ریسکهای موجود به فرصتها ، تغییراتی در فرآیندهای سازمان با هدف بهبود فرآیندها
5 - مشاوره تعهد و رهبری برای مدیران تصمیم گیرنده سازمان
6 - مشاوره در خصوص تدوین خط مشی
7 - مشاوره درباره تدوین یک چارت سازمانی ( نمودار سازمانی ) که در این چارت مسئولیتها و اختیارات و وظایف پرسنل تعریف گردیده که ایجاد نظم سازمانی می کند.
8 - مشاوره تشخیص و شناسایی ریسکها و فرصتها و تبدیل ریسکها به فرصتها در کلیه مجموعه و ریزبخشهای مجموعه
9 - مشاوره اهداف کیفی سازمان و طراحی و تدوین اهداف و مقاصد کیفیتی در راستای رسیدن به مقاصد کیفیتی سازمان
10 - مشاوره طراحی و مدیریت تغییرات سازمان
11 - مشاوره حوزه منابع اعم از منابع داخلی و خارجی، افراد، زیر ساختهای سازمان ، محیط سازمان ، دانش سازمانی ، منابع پایش و اندازه گیری .
12 - مشاوره تعیین صلاحیت و شایستگی
13 - مشاوره ارائه آگاهیهای لازمه برای سازمان
14 - مشاوره ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی مطابق با سیستم مدیریتی تعریف شده برای سازمان
15 - مشاوره مدیریت اطلاعات مستند
16 - مشاوره طراحی و نظارت و کنترل عملیات
17 - مشاوره استانداردها و الزامات بیان شده خدمات و محصولات مجموعه
18 – مشاوره طراحی محصولات و خدمات جامعه و توسعه آنها
19 - مشاوره نظارت بر خدمات و محصولات و همچنین فرآیندهای ارائه شده برون سازمانی
20 - مشاوره تولید و ارائه خدمات
21 - مشاوره ترخیص محصولات و خدمات
22 - مشاوره نظارت و کنترل بر خروجی های غیر منطبق
23 – پایش ، سنجش و اندازه گیری ، تجزیه و تحلیل و ارزیابی
24 – مشاوره در خصوص ممیزی داخلی
25 - مشاوره مختص بازنگری مدیریت
گام 26 : مشاوره مختص شناخت و رفع عدم انطباقها و مدیریت آنها و انجام اقدامات اصلاحی
27 - مشاوره بهبود مستمر
28 - مشاوره تدوین اجرای سیستم مدیریتی و پیاده سازی و اجرای آن
29 – ممیزی داخلی
30 - مشاوره اقدامات اصلاحی جهت عدم انطباقهای دیده شده طی مرحله ممیزی داخلی
31 - مشاوره درباره انتخاب مراجع صادر کننده ایزو CB ( مراجع صادر کننده ایزو ) و AB ( نهادهای دولتی و خصوصی اعتبار دهنده به CB ) و اطلاعات مربوطه
طی تمامی این مراحل نیازمند یک مشاور خوب و خبره و آگاه هست.
پیاده سازی ایزو و فرار مدیران
پیاده سازی ایزو با این تفاسیر و مراحل بیان شده وقت و هزینه بالایی که دارد و به نظر خیلی سخت هست و برای مدیران مثال شاخ غول شکستن به نظر میاید و گذشتن از هفت خوان رستم و به همین جهت از پیاده سازی ابزو فراری هستند و از آن غافل هستند. اما اگر آگاه باشند و علم و دانش کافی داشته باشند هدف اصلی خود را روی پیاده سازی ایزو می گذارند و درک می کنند که برایشان ثمر بخشی بالایی دارد و سهم بزرگی در موفقیتشان دارد. خیلی بهتر هست مه مدیران حداقل یکبار متن استاندارد مد نظر خود را بخوانند و در کنارش از مشاور ایزو کمک بگیرند.
مرکز سیستم کاران به عنوان یکی از مراجع معتبر مشاوره و ثبت و صدور گواهی ایزو متقاضیان محترم را در خصوص پیاده سازی ایزو با صرف کمترین هزینه و وقت و با استفاده از مشاوره آگاه راهنمایی می کند.
صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.