روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه ( بخش دوم )

مستندات شامل فرم ها و دستورالعمل ها و روشهای اجرایی می گردد که این روش ها و دستورالعملهای اجرایی متعدد هستند و درون مستندات تعریف شده اند که یکی از این روشهای اجرایی ، روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه هست. هدف از این روش اجرایی بنانهادن يك نگرش و نگاه همگرا و تهيه ی يك ساختار مشخص و معین جهت پیاده سازی و استفاده از روش هاي برنامه ريزي و كنترل زمان و همچنین هزينه پروژه هاي فعال سازمان و در نهایت نیز تحقق و اجرای فعالیت ها با زمان و هزينه برنامه ریزی شده.

سیستم کاران تمام این روشهای اجرایی را در اختیار متقاضیان قرار می دهد. جهت دانلود رایگان روش اجرایی مدنظرتان با سیستم کاران تماس بگیرید. جهت مطالعه بخش اول روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه کلیک نمایید.

- اندازه گيري اجراء:

اندازه گيري اجراء يك روش فني براي محاسبه ميزان پيشرفت فيزيكي و زماني پروژه است. عناصر كليدي كه اين روش را شامل مي شوند عبارتند از:

4-8-1- BCWS)) بودجه كار برنامه ريزي شده:

اينكه بر طبق برنامه، تا يك نقطه مشخص زماني، چه مقدار بودجه به آن اختصاص داده شده است و چه مقدار ميبايست هزينه كنيم را BCWS ميناميم.

4-8-2- BCWP)) ارزش كار انجام شده و بودجه بندي شده:

پيشرفت بر اساس نصب گونه هاي مختلفي از مواد و مصالح و يا انجام فعاليت اندازه گيري مي شود. به محض نصب هر تن از سازه فلزي يا مترمكعب بتن ريخته شده و يا خاك برداشته شده و يا كلا هرگونه فعاليتي در چارچوب پروژه، پيشرفت بر اساس ريال بهاي واحد حاصل مي شود، كه بعنوان ارزش پيشرفت كسب شده شناخته مي شود.

4-8-3-ACWP  هزينه واقعي كار انجام شده:

هزينه واقعي صرف شده براي هر كدام از بسته كاري در طول اجراي پروژه در هر زمان از اجــــراي پروژه، ACWP نامیده مي شود. اجراي يك پروژه از مقايسه هزينه كار انجام شده BCWP با بودجه كار برنامه ريزي شده BCWS اندازه گيري مي شود. و نهايتا سودمندي پروژه از مقايسه پيشرفت كسب شده و هزينه واقعي كار انجام شده ACWP انـــدازه گيري مي شود.

4-9- كنترل تغييرات :

وقتي تغييراتي در طراحي و متعاقبا در احجام كار پيش مي آيد كه حوزه کاری پروژه، هزينه، برنامه زمانبندي و يا اجراي يك قسمتي از پروژه را تحت تاثير قرار مي دهد، بایستی بصورت رسمی به واحد کنترل پروژه اعلام شود. دليل اين تغييرات بايد توضيح داده شود و مدیریت پروژه بايد آن را تاييد كند كه اين تغيير خارج از حوزه کار اصلي پروژه بوده است. متعاقب آن بايستي اثرات زمان و هزينه آن محاسبه شود و روي بودجه بندي منعكس شود.

4-10- اجرای طرح (کلیات):

دوره زماني يك پروژه از لحظه اي كه پروژه ابلاغ مي شود و فاز طرح و برنامه ريزي آن آغاز مي شود، تا آن لحظه كه پروژه تكميل شده و هدف نهائي آن حاصل مي گردد به چهار مرحله 1) برنامه ريزي، 2) اجراء، 3) کنترل و 4) اقدامات اصلاحی تقسيم مي شود. در مرحله طرح و برنامه ريزي بايستي جمع آوري اطلاعات بصورتي انجام پذيرد كه بتوان مقادير كار و مصالح را تخمين زد و در پيرو آن سياست ها و روش هاي مناسب براي کنترل اجراء را تعيين كرد. منابع مالي، نيروي انساني، مواد و مصالح و تجهيزات لازم را برآورد كرد و برنامه زمانبندي شده براي فعاليت هاي اجراء را محاسبه كرد. در مرحله اجراء هدف آنست كه پيشرفت پروژه، مطابق برنامه ها و سياست هاي تعيين شده در مرحله برنامه ريزي به عمل درآيد. عامل كنترل داراي نقش اساسي بوده است و لازمست با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت كارها و مقايسه مشخصه هاي مختلف كارهاي اجراء شده با آنچه كه برنامه ريزي شده، روند پيشرفت كارها و صرف هزينه و ساير منابع را كنترل نمود. ونهايتا در مرحله اقدامات اصلاحی با بررسی مشکلات و مغایرت ها و ارائه راه حل، میزان انحراف را به حداقل رساند و در انتهای پروژه تهيه گزارشات و يادداشت هاي دقيق از نحوه اجراء كارها باعث خواهد شد كه پيمانكار براي شركت در مناقصات جديد و براي اجراء پروژه هاي جديد نيز، منابع اطلاعاتي با ارزشي در اختيار داشته باشد.

 

 

4-11- روش اجرا:

ابتدا و در مرحله برنامه ریزی سرپرست واحد و کارشناس انتخاب شده پروژه مورد نظر، اقدام به مطالعات قراردادی نموده و با استفاده از دستورالعمل تهیه شرح مختصر پروژه ، شرح مختصر پروژه را استخراج می کند. اینکار به منظور حصول اطمینان از آگاهی پرسنل به اطلاعات کلی قرارداد تا انتهای پروژه انجام می شود. با انجام اولین دستورالعمل اجرائی و تکمیل تعریف زیر پروژه ها و حوزه کاری پروژه سطح یک ساختار تفکیکی پروژه بدست می آید. در این قسمت با کمک متخصصین دفترفنی می بایست مطابق با دستورالعمل تهیه ساختار تفکیکی پروژه نمودار درختی آن ترسیم شود و متعاقب با استفاده از دستورالعمل کدینگ ساختار شکست فعالیت های پروژه کد گذاری شود. بعد از تهیه نمودار درختی ساختار تفکیکی پروژه و تعیین سطوح 1 و 2 و 3 و 4 (سطح اجراء) می بایست لیست بسته های کاری مطابق با دستورالعمل تهیه لیست و توضیح بسته های کاری مشخص و تهیه شود. بعد ازمشخص شدن فعالیت ها و بسته های کاری در سطوح مختلف و البته از روی اطلاعات فهرست بهائی قرارداد، همزمان سه فعالیت می تواند آغاز شود.

اول بایستی ارزش وزنی ریالی – فیزیکی هر بسته بر اساس دستورالعمل تعیین اوزان فعالیت ها و مشخص نمودن فعالیت ها به ترتیب درصد و ارزش وزنی محاسبه شود. بدیهی است اگر نوع قرارداد بصورتی باشد که فقط قیمت داده شده باشد، این اطلاعات از واحد مناقصات قابل استخراج است.

دوم عملیات مربوط به تخمین این بسته ها بر اساس دستورالعمل تخمین منابع و هزینه های اجرائی فعالیت ها ومشخص نمودن فعالیت ها به ترتیب هزینه آغاز می شود. در مرحله برنامه ریزی مهم ترین و کلیدی ترین عملیات مربوط به اجرای دستورالعمل تهیه فرم های تخمین می باشد که می بایست با کمک نرم افزارهای موجود در دفتر فنی، کتاب های آنالیز بهای سازمان برنامه و بودجه، تخصص و تجربه افراد و اطلاعات موجود در حسابداری انجام شود.

سوم بایستی بر اساس دستورالعمل تعیین پیش نیازی و پس نیازی بین فعالیت ها و تهیه شبکه گره ای ، شبکه گره ای با رعایت پیش/ پس نیازی فعالیت ها و بر اساس دستورالعمل تعیین مسیر بحرانی اولیه مسیر بحرانی شبکه تعیین شود.

هر کدام از این سه فعالیت، زیرفعالیت هایی دارند که تکمیل کننده آنها هستند. بعد از انجام عملیات مربوط به تعیین ارزش وزنی یا اوزان با فاکتور وزنی ریالی – فیزیکی، بایستی فعالیت های مهم شناسائی و برجسته شوند یا به عبارت دیگر طی جدولی با روند نزولی درصد وزنی از بالا به پائین، فعالیت ها لیست شوند. این مطلب به شناخت فعالیت های با ارزش تر و حساس تر کمک می کند، که مطلوب است در این مرحله و در قسمت برنامه ریزی مشخص شوند. زیر فعالیت های تخمین منابع و هزینه گزارش تخمین خواهد بود و مشخص نمودن پر هزینه ترین فعالیت ها خواهد بود که با یک صفحه بعنوان صفحه خلاصه، سود احتمالی پروژه را نیز تعیین می کند و بایستی مطابق دستورالعمل گزارش تخمین هزینه و صفحه خلاصه عمل کرد. فعالیت سومی که می توان همزمان با انجام زیرفعالیت ها آنرا تکمیل نمود به ترتیب تعیین پیش نیاز و پس نیاز فعالیت هاست که می بایست طی جلساتی با مسئولین پروژه و اجراء تعیین شود و در نهایت با رسم دیاگرام شبکه، مسیر بحرانی و متعاقب فعالیت های بحرانی از نظر زمانی تعیین می شوند که این نیز می تواند بهترین تعیین اولویت کاری برای مدیریت های پروژه باشد. البته در تعیین مسیر بحرانی بایستی به گونه ای عمل شود که با بهینه کردن زمان و هزینه از فشار پروژه کم شود. درصد پیشرفت بالا، گوناگونی ماشین آلات، چرخش های ناگهانی مالی و رِنج بالای استخدام و اخراج کارگران در ماه های مختلف، از فشارهای مدیریت است که بایستی به هنگام تعیین مسیر بحرانی، با درنظر گرفتن شناوریهای فعالیت به حداقل برسد.

بعد از تخمین منابع، طی دستورالعمل تخصیص منابع بایستی میزان نفر- روز، ماشین – روز و مواد و مصالح فعالیت ها لیست شود تا این مقادیر بعدها و در مرحله کنترل قیاس و آنالیز شوند. با اطلاعات قراردادی، ساختار تفکیکی کار، پیش نیاز و پس نیاز فعالیت ها، تخمین و تخصیص منابع می توان برنامه زمان بندی و یا نمودار میله ای زمان را بر اساس دستورالعمل تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی و البته با کمک نرم افزارهای موجود برنامه ریزی و کنترل پروژه ترسیم کرد. بعد از ترسیم برنامه زمان بندی میله ای که مطمئنا ملاحظات نمودار بودجه برای کار برنامه ریزی شده و ارزش بودجه کار انجام شده و جانمائی منابع را در برداشته، شش فعالیت همزمان توصیه می شود.

• اولین فعالیت بعد از ترسیم نمودار میله ای زمان، ترسیم نمودار جریان نقدینگی و یا BCWS در قیاس با نمودار BCWP است که بر اساس دستورالعمل تعیین BCWS و BCWP (تعیین بودجه کار برنامه ریزی شده و بودجه کار انجام شده) صورت میگیرد که بدین ترتیب میزان ارزش سود و زیان احتمالی در هر ماه برای مدیریت محترم پروژه و مسئولین مالی شود.

• دومین فعالیت گزارش جانمائی منابع بر اساس دستورالعمل جانمائی منابع و دستورالعمل تسطیح منابع خواهد بود تا مدیریت پروژه حد بالا و پائین میزان منابع را در طول ماه های مختلف پروژه بصورت گزارشی مکتوب داشته باشد.

• سومین فعالیت در این قسمت تعیین زمان تهیه وسفارش و یا تولید مواد و مصالح پروژه می باشد و بایستی مطابق با دستورالعمل مایل استونهای تهیه متریال و یا تحویل نقشه از طرف کارفرما محاسبه و گزارش شود.

• چهارمین فعالیت تعیین شناوری ها بعنوان نکته ای حائز اهمیت که می توان بخشی از دغدغه مدیران را مرتفع کند، خواهد بود.

• پنجمین فعالیت بر اساس دستورالعمل طبقه بندی فعالیت ها در نواحی، فازها و یا دیسیپلین های متفاوت به منظور تقسیم درست کار و یا تصمیم گیری در بکارگرفتن پیمانکاران دست دوم، خواهد بود.

• ششمین و آخرین فعالیت تعیین منحنی S پروژه بر اساس دستورالعمل تهیه منحنی S پیشرفت برنامه به منظور آگاهی از میزان درصد پیشرفت در ماه های مختلف خواهد بود.

در این قسمت مرحله برنامه ریزی تمام می شود و در واقع آن اطلاعاتی را که می بایست واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه در اختیار مدیریت و مسئولین اجراء پروژه قرار دهد کامل کرده است و بدین ترتیب وارد مرحله اجراء می شویم. در مرحله اجراء با انجام چهار ابلاغ به منظور حصول اطمینان از آگاهی دادن به واحدهای مربوطه، کار خود را کامل می کنیم که این چهار ابلاغ به قرار زیر هستند:

• اول ابلاغ برنامه زمانی، منحنی S و جانمائی منابع به مدیریت پروژه.

• دوم ابلاغ حجم و زمان تهیه مواد و مصالح و یا تولید آنها به واحد تدارکات.

• سوم ابلاغ نمودار های BCWS و BCWP به واحد مالی

• چهارم و در نهایت ابلاغ دستورالعمل های مرتبط (شامل گزارش روزانه و پیشرفت) به واحد کنترل پروژه سایت.

با ابلاغ این چهار مورد فعالیت های ما درمرحله اجراء تمام و وارد مرحله کنترل می شویم. در مرحله کنترل ضمن اجرای درست سیستم گزارش دهی سایت مطابق با دستورالعمل تهیه گزارش روزانه و پیشرفت پروژه با سه فعالیت بطور همزمان کار خود را شروع می کنیم. ترکینگ برنامه زمان بندی شده و ثبت زمان های واقعی شروع و پایان فعالیت و مدت زمان آنها و قیاس آن با زمان های برنامه ریزی شده، ثبت پیشرفت درصد وزنی فعالیت و قیاس آن با درصد پیشرفت برنامه ریزی شده و دریافت میزان هزینه واقعی انجام شده پروژه با کمک اطلاعات حسابداری فعالیت های ما دراین مرحله هستند که با انجام زیر فعالیت های مرتبط و استفاده از دستورالعمل پیگیری زمان برنامه تفصیلی کامل می شوند. در قسمت ترکینگ برنامه زمانی بر اساس دستورالعمل اعلام مغایرت احتمالی زمان ضمن گزارش اعلام مغایرت های احتمالی جهت بازگشت از انحراف، می بایست زمان تهیه، سفارش و تولید مواد و مصالح نیز بروز شود. به هنگام محاسبات میزان پیشرفت پروژه بر اساس دستورالعمل تهيه گزارشات پیشرفت و دستورالعمل محاسبات پيشرفت فيزيكي بصورت ادواري بایستی بازدهی منابع متناسب با درصد پیشرفت ارزیابی و گزارش شود که این مطلب را در آنالیز بسته های کاری خواهیم داشت و تهیه منحنی مقایسه ای S که بر طبق دستورالعمل تهیه منحنی های S مقایسه ای رسم می شود. در قسمت هزینه واقعی انجام شده، فرد هزینه یاب اطلاعات خام حسابداری را دوره ای دریافت می کند و در کدینگ ساختار تفکیکی پروژه جانمائی و گزارش می کند و درنهایت امکانی به وجود می آورد تا بتوان مطابق بااستفاده از دستورالعمل های محاسبات بودجه و آنالیز آنها و دستورالعمل تهيه گزارش تجزيه و تحليل هزينه كلي پروژه ، تجزیه و تحلیل کلی هزینه و منحنی های مقایسه را جهت بررسی میزان انحرافات احتمالی رسم کنیم. با تهیه گزارشات ادواری و هفتگی/ ماهانه بر اساس دستورالعملهای تهيه گزارشات پیشرفت ادواری و تهيه گزارشات کنترلی هفتگی و ماهانه مرحله کنترل به اتمام می رسد و وارد مرحله اقدامات اصلاحی و جمع آوری اطلاعات می شویم. در این مرحله اولین سوالی که بصورت دوره ای در هر پروژه مطرح می باشد، اینست که آیا برنامه متناسب با زمان و هزینه پیش بینی شده و یا انحراف معقول در حال پیشرفت است؟ جواب این سوال در گزارشات کنترلی و منحنی های مقایسه ای و البته سیاست اجرایی هرپروژه و شرکت نهفته است. اما طراح پیشنهاد می کند در صورت اختلاف بیش از 5% از برنامه، ضمن آنالیز منابع و هزینه، مسئله را طی جلساتی با مدیریت پروژه در میان گذاشته و در صورت اختلاف بیش از 15% برنامه ریزی پروژه با مدیریت و تیم فنی پروژه اقدام به برنامه ریزی مجدد کنند. با تکمیل فرم بسته های کاری مطابق با دستورالعل اجرائی مرحله اقدامات اصلاحی نیز تمام می شود.

 

 

جهت دانلود رایگان کلیه روشهای اجرایی با مرکز سیستم کاران تماس بگیرید و همچنین پکیج مستندات را به رایگان دریافت نمایید.

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.