گواهینامه HSE ، عناصر سیستم مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست فصل سوم

عناصر سیستم مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست فصل اول ودوم رادر دو مقاله قبل توضیح دادیم. فصل اول رهبری وتعهد (جهت آگاهی ازاین فصل اینجا کلیک کنید) فصل دوم خط مشی واهداف استراتژیک (جهت آگاهی ازاین فصل اینجا کلیک کنید). حالابه فصل سوم میپردازیم. فصل سوم سازمان، منابع ومستند سازی میباشد. دراین بخش سازماندهی نیروی انسانی، منابع وهمچنین مستندسازی جهت کارایی عملکرد HSE مورد بحث قرار میگیرد.

سازمان، منابع وهمچنین مستندسازی شامل مسائل زیر میباشد: مسئولیتها ونیز ساختار سازمانی ، نمایندگان مدیریت ، منابع ، شایستگی وصلاحیت ( عمومی، آموزش ) ، پیمانکاران ، ارتباطات ، مستندسازی وکنترل ( مستندسازی نظام بهداشت ، ایمنی ومحیط زیست ، کنترل اسناد )

سازمان، منابع و مستندسازی ( مسئولیتها وساختار سازمانی): اجرای موفقیت آمیز موضوعات HSE بعنوان یک مسئولیت درطول سازمان مطرح بوده واین موفقیت نیازمند مشارکت فعال تمامی سطوح سرپرستی ومدیریت میباشدکه بایستی هنگام طرح ساختار سازمانی وچگونگی تخصیص منابع مدنظر قرار داد. شرکت بایستی باطراحی نمودار سازمانی مناسب بابت تعریف، مستندسازی وارتباط مابین نقشها، مسئولیتها، اختیارات، وظایف وهمچنین روابط بین بخشی مورد نیاز جهت استقرار نظام مدیریت ایمنی ، بهداشت و محیط زیست ، اقدام نماید. برخی ازعناوین مورد نظر دراین زمینه عبارتند از:

فراهم نمودن منابع ونیروی انسانی مناسب جهت توسعه واستقرار نظام مدیریت ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست

اطمینان حاصل نمودن ازانطباق هراقدام با خط مشی HSE ، قبل ازآغازآن

دریافت دردسترس قرار دادن اطلاعات موجود درزمینه موضوعات HSE وتفسیر آنها

تعیین وتثبیت اقدامات اصلاحی وهمچنین موقعیتهای بهبود کارآیی اجرای HSE

پیشنهاد دادن یافراهم نمودن ساز وکارهای بهبود وتایید نحوه استقرار آنها

کنترل فعالیتها درحالیکه اقدامات اصلاحی انجام میگیرد

کنترل موقعیتهای اضطراری

ساختار سازمانی بایستی بیان کننده روابط بین قسمتهای ذیل باشد:

بخشهای عملیاتی مختلف

بخشهای عملیاتی وسرویسهای پشتیبانی (اگرچه سرویسهای پشتیبانی فوق توسط واحدهای مرتبط باشرکت ویا حتی یک سازمان بزرگتر انجام گیرد).

همکاران درفعالیتهای مشترک (نظیر قراردادهای بیع متقابل)

تهیه شرح وظایف بهداشت ، ایمنی ومحیط زیست ، بابت طبیعت کاری وساختار سازمانی هرشرکت دارد. بعنوان مثال:

مدیریت ارشد: مسئولیت توسعه، تخصیص منابع، بررسی مجدد وپیروی کردن ازخط مشی رابعهده دارد.

مالی: توسعه وبرقراری یک روش اجرایی حسابداری قادربه تعیین هزینه ها ومنافع حاصل ازپرداختن بهداشت ، ایمنی و محیط زیست باشد

وظایف اختصاصی مدیران واحدهای عملیاتی بازرگانی ( نظیر عملیات، حفاری، تولید، اکتشاف، مهندسی، خدمات، بازاریابی، امور پیمانها، تحقیق وتوسعه، خرید مهندسی نفت، امور حقوقی، مالی وکارکنان استقرار نظام مدیریت بهداشت، ایمنی، محیط زیست درحوزه مسئولیتهای خود(بامشارکت کارکنان) وارتباط دوسویه موثر وهمچنین اجرای برنامه های آموزشی جهت بهداشت، ایمنی ومحیط زیست میباشد.

سازمان، منابع و مستندسازی ( نماینده ویا نمایندگان مدیریت ) : نماینده ویا نمایندگان بایستی ازسوی مدیریت تعیین گردیده ومسئولیتها ، اختیارات وهمچنین وظایف ایشان نیز جهت ایجاد هماهنگی لازم جهت استقرار وحفظ ونگهداری نظام مدیریت ایمنی، بهداشت ومحیط زیست مشخص گردد. واین نمایندگان بایستی درمقابل مدیریت ارشد سازمان پاسخگو باشند. ولی، انتخاب فوق هیچگاه منافی مسئولیت فردی مدیران صف جهت استقرار نظام مدیریت ایمنی، بهداشت ومحیط زیست درحیطه نظارتشان نمیباشد.

نماینده ویا نمایندگان مدیریت: ازسوی مدیریت تعیین میشود ، مسئول هماهنگی استقرار وتداوم نظام hse میباشد، بایددر برابر مدیریت پاسخگو باشد، بایستی اطلاعات کافی ازفعالیتهای شرکت ومباحث HSE آن داشته باشد. بایستی ارتباط تنگاتنگ بامدیران صف درتمامی مشاغل وفرآیندها داشته باشد، وظایف دیگر وی موجب تضعیف وظایف HSE وی نگردد.

منابع: مدیریت ارشد بایستی جهت اطمینان ازعملکرد موثر نظام مدیریت ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست ، منابع کافی بدین امر اختصاص دهد. تخصیص منابع بایستی گونه ای انجام گیردکه تمامی بخشهای نظام مدیریت HSE ازآن منتفع گردند. برخی ازموضوعات مشمول بخش فوق عبارتنداز: تاسیسات ، واحدهای تولیدی وتجهیزات رامنطبق باالزامات قانونی تامین ویا نگهداری نمودن، کارکنان، تجهیزات وهمچنین زیرساخت لازم جهت مقابله وکاهش اثرات موقعیتهای اضطراری رافراهم نمودن، همراهی نمودن مدیریت جهت انجام ممیزی وبررسی مجدد HSE ، تخصیص منابع جهت برنامه های توسعه ای جدید

شایستگی وصلاحیت: تعیین آندسته روشهاکه وظایف بایستی براسای آنها انجام گیرد، تعیین صلاحیتها ( تواناییها، مهارتها وهمچنین دانش مورد نیاز )، انتخاب کارکنان مناسب ، فراهم نمودن آموزش درصورت نیاز، بررسی مجدد عملکرد.رویه ها وسیستمهای اطمینان ازصلاحیت نظام دار و مستند کمک میکندبه ما تا یکسری فرآیندها باسادگی انجام گیرد، فرآیندهای فوق تعیین شده ، مستند نمودن وهمچنین گواهی نمودن شایستگی هنگامیکه نیاز میباشد، تعیین جنبه های دست نیافته شایستگی کارکنان ، آموزش افراد جهت افزایش سطح صلاحیت درحوزه کاری ایشان، ارزیابی مجدد صلاحیت کارکنان درفواصل زمانی معین، ارزیابی صلاحیت بعداز تغییر شغل ویا فعالیت جاری ویا انتقال تکنولوژی جدید

آموزش: شرکت بایستی یک روش اجرایی جهت اطمینان وافزایش صلاحیت ازطریق تعیین نیازهای آموزشی وهمچنین فراهم نمودن آموزشهای لازم جهت تمامی پرسنل داشته باشد. مراحل آموزش شامل: بررسی وظایف افراد، تعیین دامنه، پریود، نوع وزمان آموز بدین موارد داشته باشیش، انجام آموزش، ثبت سوابق، دریافت بازخور ازآموزش گیرندگان، ارزیابی اثربخشی دوره آموزشی

پیمانکاران: بایدیک روش اجرایی وجود داشته باشدتا اطمینان حاصل شودکه HSE پیمانکاران درقالب یک نظام مدیریت باالزامات سازگار میباشد. روشهای اجرایی بایستی تسهیل کننده روابط پیمانکاران باشرکت وهمچنین سایر پیمانکاران باشد. درروش اجرایی بایستی توجه خاصی بدین موارد داشته باشیم: انتخاب پیمانکاران ، علاوه برسایر موارد بایستی بعداز ارزیابی دقیق خط مشی HSE ، شیوه اجرا وکفایت نظام مدیریت بهداشت، ایمنی ومحیط زیست ایشان ومتناسب بودنش باریسکهای موجود درخدماتی که بدیشان محول گردبده، انجام گیرد. ارتباط موثر عناصر کلیدی نظام مدیریت شرکت، وهمچنین استانداردهای کاری وحفاظت ازمحیط زیست مورد انتظار ازپیمانکاران، بیانگر اهداف ومعیار کارآیی اجرا HSE میباشدکه مورد توافق قرار میگیرد.تبادل اطلاعات بین پیمانکاران وشرکت درآندسته زمینه هاکه میتواند برموضوعات HSE هریک ازطرفین تاثیر داشته باشد. هرپیمانکار بایستی یک برنامه موثر ومرتبط آموزشی داشته باشدکه دربرگیرنده ثبت سوابق وهمچنین روش اجرایی جهت ارزیابی دوره ای جدید مورد نیاز میباشد. تعریف روشها جهت پایش وارزیابی عملکرد پیمانکاران درزمینه اهداف ومعیار عملکرد HSE .

ارتباطات: شرکت بایستی بابت برقراری روشهای اجرایی جهت اطمینان ازاینکه کارکنان وآنهاییکه بعنوان پیمانکار ویا همراه ایشان بمحدوده شرکت وارد میشوند، آگاه باشندکه: پیروی ازخط مشی واهداف HSE بسیار حائز اهمیت بوده ونقش و مسئولیتشان دردستیابی بدانها چیست؟ عوامل بالقوه آسیب رسان ونیز ریسکهای HSE فعالیتهای کاری ایشان چیست واقدامات موردنیاز جهت تشخیص وپیشگیری ازاثرات آنها ورویه مقابله باوضعیت اضطراری چیست؟ سازو کار پیشنهاددهی جهت مدیریت بابت بهبود رویه های موردعملکرد آنهاو دیگران.

مستندسازی وکنترل مدارک: شرکت بایستی بابت ایجاد مستندات وروشهای کنترل موارد ذیل اقدام نماید: ثبت خط مشی، اهداف وطرحهای HSE . ثبت واعلام نقشها ومسئولیتها، تشریح عناصر نظام مدیریت HSE وروابط مابین آنها، تهیه سایر مستندات موجودکه درارتباط بانظام مورد نیاز بوده وهمچنین تشریح ارتباط آنها بادیگر جنبه های نظام. مستندات نظام مدیریت HSE : ثبت نتایج ارزیابیهای HSE ومدیریت ریسک ، ثبت قوانین والزامات قانونی مرتبط HSE ، ثبت، رویه ها ودستورالعملهای کاری جهت فعالیتها ووظایف کلیدی درصورت نیاز، تشریح طرح مقابله باوضعیت اضطراری ومسئولیتها، روشهای مقابله باوقایع وموقعیتهای بالقوه وضعیت اضطراری. مستندات صحیح، کارآیی نظام مدیریت HSE رااز طریق ذیل گسترش خواهد داد. کاتالیزه نمودن اطلاعات جهت جاییکه آنهارا مورد استفاده قرار میدهند وافراد نیازمند بدان. کمک بابت آکاهی جهت مسئولیتها وانجام صحیح وظایف، اجتناب ازایجاد تک قطبی بودن وتراکم اطلاعات دردست افراد، کاهش زمان یادگیری جهت انجام وظایف جدید، نمایش دادن وجود نظام وروشهای کاری.

کنترل اسناد: شرکت بایستی بابت برقراری رویه هایی جهت کنترل اسناد نظام مدیریت HSE ، جهت اطمینان ازموارد زیر اقدام نماید: توسط شرکتها، بخشهاو گروههای کاری آنها بخوبی تشخیص داده شوند. درفواصل زمانی معین مورد بررسی قرار گرفته ودر صورت نیاز مورد تجدید نظر قرار گیرند وقبل ازاجرا توسط مسئولین ذیربط مورد تایید قرار گیرد. جدیدترین مطالب درمحلهاکه بدانها نیاز دارند، قرار گیرد. هنگامیکه منسوخ میشوند بایستی ازمحلهای جمع آوری شده ازاین اطلاعات استفاده کنند.